7 astuces pour gérer ses emails efficacement

astuce gestion emails

Vous savez de quoi je parle n’est-ce pas ? Que ce soit d’un point de vue personnel ou professionnel, ces messages électroniques nous envahissent : spams, publicités… ou même ces personnes qui vous envoient un mail uniquement pour savoir si votre chat se porte bien. Gérer ses emails, c’est réagir à temps avant d’être submergé. Pour que la consultation de vos mails ne soit pas synonyme d’AVC, je vous partage mes sept conseils pour faire de cette tâche… une tâche moins désagréable qu’elle n’y parait (je ne vais pas vous mentir en vous disant que j’ai trouvé LA méthode pour s’éclater avec les emails).

Définir une plage horaire

Je sais, c’est difficile. Mais définissez une plage horaire, voire deux selon vos besoins. Par exemple, de 9h à 10h puis de 17h à 18h. Au delà, ne consultez pas votre boîte mail, à moins d’attendre une réponse urgente qui vous bloque sur un projet plutôt important. Pour ne pas inquiéter vos clients ou vos partenaires, n’hésitez pas à intégrer une phrase dans votre signature, prévenant de votre plage horaire de disponibilité par email. Vous pouvez également leur signifier de vous joindre directement par téléphone pour les urgences.

Désactiver les notifications

Si on définit une plage horaire, ce n’est pas pour recevoir 500 notifications par heure, n’est-ce pas ? Alors veillez à bien les désactivez, pour vous éviter toute distraction ou tout objet susceptible de vous interpeller alors que vous étiez attelé à une toute autre tâche.

N’avoir que deux pages maximum dans sa boite de réception

Je suppose que je vous en demande trop ? Eh bien pourtant… C’est ce qu’il faut pour y voir plus clair. Ne gardez que les mails qui devront vous servir de trace écrite au besoin et les échanges importants. Le défi, c’est d’avoir une à deux pages maximum de mails dans sa boite de réception. Vous pourrez enfin respirer, et l’avantage, c’est que vous allez avoir envie de la maintenir telle qu’elle votre boite mail !

Classer ses emails

Si je vous demande de n’avoir qu’une ou deux pages de mails dans votre boite de réception, c’est parce qu’en parallèle, vous devrez classer vos mails dans différents dossiers. Tout comme vos documents sur votre ordinateur, classez vos emails selon votre organisation, ce qui vous permettrait d’y voir plus clair et rapidement. Si vous n’avez encore jamais créer de dossiers, c’est vrai que de commencer en milieu de parcours risque de demander un certain nombre d’heures de rangement et de patience.

Se désabonner des newsletters

Il fût un temps où je supportais cette abondance de publicités chaque jour, il m’arrivait d’atteindre presque 200 emails publicitaires, que je récoltais au cours de mes commandes en ligne sans me soucier de savoir si j’avais coché la case “m’inscrire à la newsletter” ou non. Aujourd’hui, pour une misérable commande, je me sens quasiment “harcelée” d’emails, pas vous ? Ce qui est plutôt fastidieux mais radical, c’est de vous désabonner tout simplement dès que vous recevez un email indésirable. Normalement, vous trouverez le lien en pied de page, vous indiquant la marche à suivre pour ne plus recevoir ces publicités intempestives. Vous pouvez choisir une méthode plus radical également : la création d’un nouvel email et la suppression de celui qui se fait envahir.

N’envoyer un mail que quand cela est nécessaire

Aujourd’hui, on prend rapidement l’habitude d’écrire un email pour demander si le chat va bien… Le problème c’est que cette mauvaise habitude vous déconcentre avec le temps. Il faut garder en tête que si vous avez besoin de rédiger un email, c’est que vous avez un message important à faire passer. Prenez le temps de construire votre argumentation et restez focaliser sur le “pourquoi” vous écrivez ce message. Si ce n’est pas si important que ça, et que vous voulez savoir comment ce fichu chat se porte, déplacez-vous tout simplement, ou décrochez votre téléphone : on favorise le contact humain au contact virtuel !

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Ne pas négliger l’importance de l’objet

Enfin, si vous souhaitez être lu, soyez pertinent et efficace. En lisant l’objet, votre destinataire doit immédiatement saisir l’importance et l’urgence de votre message. Premièrement, vous avez plus de chances d’avoir une réponse rapide (une réponse tout court même) et deuxièmement, lorsque vous êtes le destinataire, ça vous facilite la tâche n’est-ce pas ?

Vous le savez, il n’y a pas de recette miracle, juste de la rigueur et de l’organisation, et une corvée monumentale peut devenir une tâche rapide et routinière, préservant sa qualité de support de communication et non sa capacité à stocker indéfiniment.

Dites moi tout ! Jusqu’à combien d’emails pouvez-vous recevoir par jour ?

Bisous, bisous,

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2 Commentaires

  1. 17 avril 2018 / 11 h 28 min

    Coucou,

    Merci pour tous ces conseils, je suis du genre à vite me laisser déborder par mes mails. Je vais appliquer tout ça.

    Des bisous

    Morgane

    • 23 avril 2018 / 23 h 40 min

      Merci pour ton commentaire et ton passage Morgane j’espère que ça t’aidera ! Pleins de bisous 🙂

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